Chi phí thuê văn phòng hiện nay được tính như thế nào?

Để bắt đầu thuê văn phòng thì việc tìm kiếm một văn phòng tốt với giá thuê hợp lý là điều được cân nhắc và được quan tâm hàng đầu. Chi phí thuê văn phòng được tính toán và hạch toán như thế nào? Khi mà thuê văn phòng trong các toàn nhà văn phòng lớn thường sẽ phát sinh nhiều chi phí phụ khác khá nhiều. Trả phí một lần hay nhiều lần như thế nào? Cùng theo dõi bài viết dưới đây để có thêm những hiểu biết về vấn đề khó hiểu này nhé.

Những lưu ý khi thuê văn phòng bạn cần biết

Đây là chi phí và hao phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra khi đi thuê văn phòng ở ngoài hoặc trong các tòa nhà văn phòng. Theo phân loại tài chính của kế toán thì đây là phí bắt buộc phải trả để giao dịch, sản xuất,… để có thể mua bán, trao đổi các loại hàng hóa, dịch vụ khác.

Một số điểm liên quan cần lưu ý khi ký hợp đồng thuê văn phòng:

  • Thời gian, giá thuê, diện tích, vị trí địa lý của văn phòng
  • Các vấn đề về bãi đỗ xe, giao thông công cộng, tuyến đường giao thông,
  • mức độ hoàn thiện về cơ sở vật chất như thang máy, điều hòa, pccc,
  • thông tin liên lạc,..
  • Các vấn đề liên quan khi xây dựng nội thất, thời điểm chính thức bắt đầu
  • thuê và đi vào hoạt động.
  • Phong thủy, uy tín và nội dung của các tiện ích xung quanh
  • Hồ sơ kinh doanh, giấy tờ, internet, điện thoại,…

Chi phí thuê văn phòng gồm những chi phí gì?

Khi thuê văn phòng thì bên cạnh chi phí thuê văn phòng, còn những khoản phí và tiện ích khác xung quanh.

Chi phí của một văn phòng cho thuê được chia thành 3 nhóm:

Chi phí cố định

Các tòa nhà văn phòng đều có nhiều dịch vụ khác đi kèm như an ninh, lễ tân, hành lang, điều hòa, chiếu sáng, diệt côn trùng, vận hành thang máy, hệ thống cây xanh, gửi xe máy, đậu ô tô, tiền điện cố định trong diện tích thuê, tiền nước, tiền vệ sinh,… và VAT.

Chi phí bất thường

Chi phí vận hành ngoài giờ cho nhân viên, điện,…Nếu doanh nghiệp của bạn có các hoạt động và các nhân viên thường xuyên tăng ca thì nên thỏa thuận với chủ thuê để đạt được chi phí thuê hợp lý nhất.

Chi phí này có 3 cách tính như sau:

  • Tính trên diện tích thuê
  • Tính theo văn phòng
  • Tính theo thiết bị

Chi phí biến đổi theo sử dụng thực tế

Tiền điện sử dụng khác, tiền điện tiêu thụ trong văn phòng, phí đỗ xe phát sinh. Ngoài ra, còn một số chi phí bắt buộc phải trả 1 lần trong suốt thời gian thuê

Chi phí khi đang thi công nội thất thường được các chủ tòa nhà cho thuê văn phòng miễn phí. Tuy nhiên, vẫn sẽ có một khoản phí nhỏ khác với mức dao động từ 2 -5 usd/m2/ tháng.

Chi phí hoàn trả mặt bằng (khi chấm dứt hợp đồng thuê, bên thuê sẽ phải chịu thêm các chi phí khấu trừ về hao mòn, đồng thời pải dọn dẹp các phần nội thất đã sữa chữa và thay đổi so với kết cấu ban đầu.

Lưu ý:

  • Xác định chính xác diện tích trả tiền khi thuê
  • Xác định tỷ giá đô hoặc sự chênh lệch tiền mặt khi có thay đổi mỗi kỳ thanh toán chi phí thuê nhà.
  • Chi phí thuê sẽ được điều chỉnh trong thời gian bao lâu một lần? Làm thế nào để hạch toán chi phí thuê văn phòng ?
  • Muốn hợp lệ chi phí thuê văn phòng làm việc của doanh nghiệp phải có đầy đủ hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán, hóa đơn,…. (đối với công ty chuyên cho thuê văn phòng hoặc công ty môi giới) Chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà (đối với bên cho thuê là cá nhân).

Nếu bên nào nộp thuế thì phải có chứng từ nộp thuế(tuy nhiên, phần thuế này không có hóa đơn do cơ quan thuế không cung cấp.)

Lưu ý: Khi thuê với cá nhân có thể chọn chuyển khoản hoặc thanh toán tiền mặt nhưng nếu thuê qua công ty thì bắt buộc phải chuyển khoản.

Thời điểm trả chi phí thuê văn phòng

  • Nếu trả trước thì phải dựa trên hợp đồng thuê và các chứng từ thanh toán
  • Nếu trả từng tháng thì dựa vào mục đích thuê, các hóa đơn và các loại chi phí khác phát sinh,…
  • Nếu trả sau với hóa đơn thì mỗi 6 tháng mới bắt đầu thanh toán (kỳ hạn phụ thuộc vào thỏa thuận của các bên.

Trên thực tế thì chi phí thuê văn phòng có thể thay đổi và biến động liên tục theo nhiều khoản phí, cũng như bên cho thuê. Các chủ tòa nhà cũng có thể đưa ra những mức giá khác nhau trên cùng một diện tích, khiến cho mặt bằng giá văn phòng cho thuê có những sự chênh lệch bất thường. Các doanh nghiệp nên tìm hiểu thật kỹ trước khi quyết định thuê và ký hợp đồng lâu dài. Chúc các bạn tìm được văn phòng với chi phí hợp lý nhất nhé.

0908.802.902
HỖ TRỢ MIỄN PHÍ
Office4u's phonenumber
Mobile
Phone
Zalo
Zalo
Báo giá nhanh
Báo giá
Mobile
Zalo