Tham khảo những sai lầm cần tránh khi ký hợp đồng thuê văn phòng

Thuê văn phòng là cả một quá trình tốn rất nhiều thời gian và công sức. Đòi hỏi khách hàng phải kiên trì tìm kiếm thông tin cho đến khi ký kết hợp đồng. Trong tất cả quy trình, bước ký hợp đồng là quan trọng nhất. Tuy nhiên với những khách hàng chưa có kinh nghiệm dễ dàng mắc sai lầm. Trong bài viết dưới đây office4u chúng tôi xin chia sẻ về những sai lầm cần tránh khi ký hợp đồng thuê văn phòng

Chưa nắm rõ các thông tin, điều khoản, nội dung hợp đồng

Hợp đồng có nhiều loại và nhiều dạng tùy giao dịch giữa hai bên. Những điều khoản trong bản hợp đồng còn phụ thuộc vào Ban Quản lý tòa nhà. Chính vì thế trước khi đặt bút ký, bạn nên xem xét kỹ lưỡng. Bạn không được bỏ qua bất kỳ chi tiết nào dù là nhỏ nhất, kể cả phần phụ lục hợp đồng. Vì nếu sơ suất bạn sẽ gặp bất lợi trong thời gian thuê văn phòng.

Nếu có thể bạn nên liên hệ với chủ tòa nhà cho xem trước bản hợp đồng. Bạn hãy nghiên cứu kỹ lưỡng các điều khoản. Đồng thời bạn phải có bước chuẩn bị chu đáo trước khi bước vào đàm phán từng điều khoản sao cho có lợi nhất.

đọc kỹ các điều khoản trước khi ký
Khi thuê văn phòng cần đọc kỹ các điều khoản trước khi ký


Có rất nhiều khách hàng nhầm tưởng các điều khoản ghi trong hợp đồng, giá thuê, các chi phí khác là cố định không thể đàm phán được. Nhưng thực tế khách hàng có thể thương lượng được theo chiều hướng có lợi nhất cho mình. Muốn đàm phán tốt bạn phải chuẩn bị kỹ các thông tin. Ngoài ra bạn có thể nhờ tới sự trợ giúp từ đơn vị tư vấn thuê văn phòng.

Thông tin công ty (hiệu lực, phạm vi hợp đồng, điều khoản thanh toán giải quyết tranh chấp vi phạm, pháp lý)

Ngoài việc cân nhắc những điều khoản quan trọng về giá cả, thời gian, số tiền thuê,…. Bạn cũng không được bỏ qua các điều khoản sau đây để tránh thiệt thòi khi có xảy ra tranh chấp.

Điều khoản Hiệu lực hợp đồng

Thời điểm mặc nhiên hợp đồng có hiệu lực là sau khi hai bên đồng ý ký kết, ngoại trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác. Bạn phải hết sức lưu ý về thời điểm hiệu lực của hợp đồng. Bởi vì khi đó, hai bên mới phát sinh trách nhiệm pháp lý, ràng buộc lẫn nhau về nghĩa vụ quyền lợi.

Đi đôi với thời hạn hiệu lực của hợp đồng bạn cũng nên lưu ý vấn đề người đại diện ký kết là ai. Người ký phải có thẩm quyền hoặc được ủy quyền bằng văn bản hợp lệ. Thông thường, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được ghi rõ trong Giấy phép kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư. Ngoài chữ ký của người đại diện, hợp đồng còn phải được đóng dấu và ghi rõ họ, tên, chức vụ.

Điều khoản Phạt vi phạm hợp đồng

Đa phần hợp đồng nào cũng quy định khoản phạt vi phạm hợp đồng. Ngoại trừ các đối tác lâu năm, bạn bè đáng tin cậy, uy tín thì có thể không đưa điều khoản này vào hợp đồng. Bạn cần xem xét và đối chiếu với quy định về mức phạt hay bồi thường nếu một trong hai bên vi phạm HĐ. Mọi người thường hay lầm tưởng mức phạt là toàn bộ giá trị hợp đồng. Tuy nhiên theo quy định của pháp luật mức phạt tối đa là 8% giá trị vi phạm. Do vậy, khi đàm phán về điều khoản này bạn nên chọn mức phạt trong phạm vi từ 8% trở xuống. Nếu chủ tòa nhà quy định mức phạt trên 8% là vi phạm điều cấm của pháp luật và hợp đồng bị vô hiệu.

Muốn phạt người thuê chủ tòa nhà phải chứng minh được hành vi vi phạm. Trường hợp trong quá trình thuê có xảy ra sự tổn thất về tài sản, trang thiết bị,… Chủ tòa nhà khi yêu cầu bên thuê bồi thường phải có bằng chứng và xác định chính xác mức độ thiệt hại.

Điều khoản giải quyết tranh chấp

Trong điều khoản này bạn nên xem xét lựa chọn giải quyết tại Trọng tài hay tại Toà án; Các bên thỏa thuận theo đúng quy định của pháp luật

Nếu hợp đồng được ký kết giữa thương nhân với các tổ chức, cá nhân khác không phải là thương nhân thì khi có tranh chấp xảy ra sẽ do Toà án có thẩm quyền giải quyết. Hai bên không thể chọn Trọng tài để giải quyết.

Giải quyết tranh chấp hợp đồng cho thuê nhà
Giải quyết tranh chấp hợp đồng cho thuê nhà

Nếu hợp đồng được ký kết giữa thương nhân với thương nhân thì khi xảy ra tranh chấp các bên có quyền lựa chọn hình thức giải quyết tại Trọng tài hoặc tại Toà án.

Chưa kiểm tra văn phòng, diện tích, những trang thiết bị sở hữu trước khi bàn giao

Khi thuê văn phòng nhiều người chỉ chăm chăm vào nghiên cứu các điều khoản của hợp đồng mà quên mất việc kiểm tra thực tế. Phần này chúng tôi lưu ý bạn cân nhắc các yếu tố về văn phòng, diện tích, những trang thiết bị tòa nhà trước khi thuê.

Văn phòng

Đây là một trong số những sai lầm phổ biến mà nhiều người mắc phải. Thực tế có nhiều người cho rằng mặt bằng thực tế biến đổi không đáng kể so với mặt bằng qua bản vẽ hay sơ đồ phác thảo online. Nhiều khách thuê nhà còn cho rằng chỉ cần nhìn bên ngoài kết cấu tòa nhà, vị trí, không gian sảnh là có thể đánh giá mặt bằng này tốt hay không tốt.

văn phòng cho thuê
Văn phòng cho thuê

Trước khi thuê bạn nên xem qua mặt bằng

Đây là những quan niệm hoàn toàn sai lầm. Vì mặt bằng từng tầng luôn có sự khác biệt. Sơ đồ bản vẽ không thể phản ánh hết những chi tiết thực tế. Mặt bằng bản vẽ là phác thảo trước khi xây dựng, qua quá trình sử dụng nó có thể bị xuống cấp và không còn giống như lúc ban đầu.Do đó trước khi thuê nhà bạn nên tham quan mặt bằng thực tế để đưa ra đánh giá chính xác.

==> Xem thêm những xu hướng thuê văn phòng mới nhất 2019

Diện tích

Diện tích trên bản vẽ cũng vậy hoàn toàn có thể không khớp với thực tế. Để chính xác bạn nên tiến hành đo đạc lại. Đồng thời cả hai bên nên thỏa thuận và ghi rõ trên hợp đồng việc tính tiền thuê áp dụng theo diện tích GROSS hay NET.

Trang thiết bị

liệt kê trang thiết bị có tại văn phòng
Bạn nên liệt kê trang thiết bị có tại văn phòng


Trong hợp đồng cần ghi rõ số lượng, loại trang thiết bị. Đặc biệt cần cập nhật tình trạng sử dụng của máy lạnh, quạt,….. Tốt nhất bạn nên khảo sát mặt bằng, xem xét từng trang thiết bị, từ đó bạn sẽ đánh giá được hiện trạng đồ vật. Nếu cái nào hư hỏng nặng không thể sử dụng bạn nên yêu cầu chủ tòa nhà thay mới. Hợp đồng cũng cần phải ghi rõ điều khoản bồi thường, cách thức xác định bồi thường khi trang thiết bị, vật chất bị tổn hại.

==> Xem thêm bài viết chia sẻ kinh nghiệm cho thuê văn phòng mà ai cũng nên biết:

0908.802.902
HỖ TRỢ MIỄN PHÍ
Office4u's phonenumber
Mobile
Phone
Zalo
Zalo
Báo giá nhanh
Báo giá
Mobile
Zalo